¿Cómo redactar un correo electrónico?
Danna Hernández H. | 19 de marzo de 2023
Si usted es nuevo en el mundo de la comunicación empresarial y se encuentra con la necesidad de enviar correos electrónicos profesionales, puede resultar un poco abrumador.
Pero, no se preocupe, en este artículo le explicaremos detalladamente cómo redactar un correo electrónico paso a paso para que se pueda comunicar profesionalmente de manera efectiva y sin errores.
Identifique el propósito del correo electrónico
Antes de empezar a redactar el correo electrónico, es importante tener claro exactamente cuál es el propósito de este. ¿Está enviando un mensaje para pedir información, para confirmar una cita, para enviar un documento importante o para hacer una solicitud?
Se debe identificar claramente el propósito del correo electrónico que enviará, de esta manera, le ayudará a estructurar el mensaje y se asegurará de enviar un mensaje claro y conciso.
Revise la dirección del correo electrónico del destinatario
Es importante revisar que la dirección del correo electrónico del destinatario se encuentre escrita correctamente, ya que, es crucial para que el correo electrónico llegue a la persona indicada.
Por lo tanto, si está enviando un correo electrónico a alguien nuevo, es importante investigar el nombre correcto y la dirección de correo electrónico. En caso de tener dudas acerca de la dirección del correo, será necesario preguntarle a alguien en la empresa quién es la persona indicada para contactar, o en otro caso, hablar directamente con la persona a la que enviará el correo electrónico.
Una vez ya tenga claro el objetivo del correo y la dirección del correo electrónico, es momento de iniciar a redactar. Estos son algunos consejos generales sobre cómo escribir un correo efectivo:
Primer paso: escriba su correo electrónico
Para enviar un correo electrónico, es importante escribir correctamente la dirección del correo del remitente.
Recordemos que la dirección de correo electrónico, también conocida como email o e-mail, es una identificación única que se utiliza para enviar y recibir mensajes electrónicos a través de Internet. La dirección de correo electrónico consta de dos partes principales: el nombre de usuario y el dominio.
El nombre de usuario: es el nombre que usted elige para identificarse. Puede ser cualquier combinación de letras, números y caracteres especiales que no estén ocupados por otra persona.
Y el dominio: puede estar terminado en: @gmail.com, @hotmail.com o @outlook.com, etc.
Por ejemplo: profemonica@gmail.com, profemonica@hotmail.com o profemonica@outlook.com.
Segundo paso: escriba a quién enviará el correo eletrónico
Es importante escribir el correo electrónico del destinatario y revisar que se encuentra escrito correctamente.
Para ello, escribiremos el correo como se muestra en la imagen en la opción: Para
Por ejemplo: Para: profemonica@gmail.com
Tercer paso: asunto del correo electrónico
El asunto es lo primero que el destinatario verá y por esto debe reflejar el tema de lo que encontrará escrito en el correo; es por ello que, el asunto debe ser claro, conciso y relevante, para que el destinatario pueda entender de qué se trata el mensaje y decidir si es importante para él o no.
También, es importante tener en cuenta que un asunto bien redactado puede aumentar la probabilidad de que el correo electrónico sea abierto y leído.
Sugiero escribir una breve descripción, en la línea de asunto del mensaje que va a tener como objetivo principal llamar la atención del destinatario y proporcionarle información sobre el contenido del correo electrónico.
Por ejemplo: Solicitud de información sobre el curso de ortografía
Cuarto paso: empiece el correo con un saludo cortés
Comience con un saludo cortés y profesional, como «Cordial saludo, estimado o estimada [Nombre del destinatario]» o simplemente «Hola, [Nombre del destinatario]».
El saludo es la primera impresión que usted va a dar en su correo electrónico, así que es importante que lo realice correctamente.
En general, se comienza con un saludo formal, como «Estimado/a» seguido del nombre de la persona a la que estás escribiendo. Si no está seguro del nombre de la persona, puede utilizar «Estimado o estimada”.
En el caso que le esté escribiendo a un compañero de trabajo, un saludo más informal como «Hola» o «Buenos días/tardes» puede ser apropiado.
Quinto paso: redacte el cuerpo del mensaje
El cuerpo del mensaje es donde usted va a comunicar el propósito de manera clara y efectiva. En general, trate de usar oraciones cortas y párrafos breves para facilitar la lectura. Asegúrese de incluir toda la información relevante de manera clara y concisa. Recuerde siempre ser amable y cordial en todo momento.
Por ejemplo:
Me dirijo a usted para solicitar información sobre el próximo curso de ortografía que se llevará a cabo en sus instalaciones. Como alguien que valora la importancia de la buena escritura y la ortografía en la comunicación efectiva, estoy interesado/a en aprender más sobre los detalles de este curso.
Me gustaría conocer los siguientes aspectos del curso:
🟡 Fechas y horarios del curso
🟡 Duración del curso
🟡 Costo del curso
🟡 Contenido y objetivos del curso
🟡 Requisitos de inscripción
Sexto paso: finalice el correo electrónico con una despedida
En el cierre, agradezca al destinatario por su tiempo y considere agregar un llamado a la acción si corresponde.
Por ejemplo:
«Quedo pendiente a su respuesta” o “Agradezco su amable gestión ante mi solicitud”.
Y termine con una despedida profesional, como «Atentamente» o «Saludos cordiales», seguido de su nombre y cualquier información de contacto relevante.
Por ejemplo:
Atentamente,
Mónica Higuera
Número de contacto
Aquí les dejo un ejemplo de correo electrónico:
De: angelica@gmail.com
Para: profemonica@gmail.com
Asunto: Solicitud de información sobre el curso de ortografía
Estimada profe Mónica,
Me dirijo a usted para solicitar información sobre el próximo curso de ortografía que se llevará a cabo en sus instalaciones. Como alguien que valora la importancia de la buena escritura y la ortografía en la comunicación efectiva, estoy interesada en aprender más sobre los detalles de este curso.
Me gustaría conocer los siguientes aspectos del curso:
Fechas y horarios del curso
Duración del curso
Costo del curso
Contenido y objetivos del curso
Requisitos de inscripción
Agradecería cualquier información adicional que pueda proporcionar sobre el curso de ortografía, así como también si hay algún descuento disponible para los inscritos tempranos.
Quedo pendiente para saber cuál es la mejor manera de inscribirme y de ponerme en contacto con ustedes en caso de que tenga alguna duda.
Agradezco de antemano su tiempo y atención a esta solicitud.
Espero su respuesta lo antes posible.
Saludos cordiales,
Angélica Guzmán
3012920389
Séptimo paso: revisar el correo electrónico y enviar
Antes de enviar, revise su correo electrónico para asegurarse de que no haya errores gramaticales o de ortografía y de que su mensaje sea claro y conciso.
Recuerde que siempre es importante ser cortés y respetuoso en sus correos electrónicos, independientemente de su propósito o destinatario
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